Come usare Access

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Categoria: Informatica
Data pubblicazione
Scritto da Fragger Visite: 4437

Come usare Access (Ultima parte 'Interventi Tecnici')

Premessa

In questa guida non farò accenni sulla versione di Access, indicherò solo il comando da eseguire per una data operazione, stà a voi poi trovare la corrispondenza, nella versione in vostro possesso. Da parte mia cercherò per quanto possibile di generalizzare le indicazioni, rimanendo svicolato da una specifica versione. Non ho un programma da seguire ma per rendere più interessante e costruttiva questa guida, farò un esempio pratico di una tipica applicazione che alla fine oltre ad aver appreso le nozioni basilari su come lavorare e muoversi in access, toccando moltissimi argomenti, potrebbe, in certi casi,  risultare utile. L'esempio che vorrei proporre è come creare e gestire un database dei rapporti sugli interventi di assistenza tecnica. Nel corso della guida  metterò a disposizione il file di esempio che aiuterà sicuramente a capire meglio. Non sarà una guida esaustiva in quanto l'argomento è vastissimo, però probabilmente, terminato questo primo esempio, si potrà affrontare altri argomenti  che presi via via  singolarmente, vi permettono di creare autonomamente le vostre applicazioni.

Non vorrei dare l'impressione di saper tutto e di tutto di access, anch'io ho delle limitazioni, specialmente nell'esporre le mie esperienze ma cercherò di farlo nel miglior modo possibile (e spero di riuscirci). Non esitate dunque a farmelo notare se in qualche argomento non  sono stato abbastanza chiaro. Ovviamente avrei intenzione di toccare anche l'argomento programmazione in VBA, con esempi pratici di routine che attingerò dalle applicazioni quì presentate e quindi collaudate. Tra gli esempi non mancherà quello di scambiare dati tra applicazioni Windows, almeno i più comuni come Word o Excel. Essendo Excel  il più utilizzato, spero nel supporto di Magellano che sapientemente mette a disposizione dei lavori di un certo spessore, fatti con questa applicazione.

Introduzione

Iniziamo questa guida di Access, introducendo il concetto di database relazionale e, prima ancora, quello di database. Un Data Base, ("base di dati", tradotto in italiano) non è un altro che un insieme di dati logicamente correlati fra loro.
I Data Base Management System (DBMS) sono prodotti software in grado di gestire i database; le loro caratteristiche principali sono:
          - utilizzare sistemi di protezione e autorizzazione per l'accesso ai dati.
        - capacità di gestire grandi quantità di dati
        - condividere i dati fra più utenti o fra più applicazioni.

I database si possono identificare in base alla loro struttura logica:
       - database gerarchici
      - database reticolari
      - database relazionali
      - database ad oggetti

I database di tipo relazionale sono, attualmente, di gran lunga i più diffusi.
Il modello relazionale è stato introdotto nel 1970 dal britannico Edgar F. Codd  col documento "A Relational Model of Data for Large Shared Data Banks"  (modello di dati relazionale per grandi banche dati condivise). http://it.wikipedia.org/wiki/Edgar_F._Codd.
Questo modello si basa sulle relazioni fra i dati, i quali vengono presentati come un insieme di tabelle ciascuna composta da righe e colonne. Possiamo dire che:
       - ogni tabella contiene i dati relativi ad una entità.
     - le colonne della tabella rappresentano i campi, ovvero le proprietà o attributi dell'entità;
     - le righe della tabella esprimono le ricorrenze dell'entità.


Insieme al modello relazionale è stato introdotto il linguaggio SQL (Structured Query Language)  che consente di operare sui dati tramite frasi che contengono parole chiave ben definite e che seguono rigide regole. Naturalmente, visto l'ampio successo dei database relazionali, sono molti gli RDBMS presenti sul mercato: tra i principali, citiamo IBM DB2, Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase, Filemaker Pro, Microsoft Access, Informix, PostgreSQL, SQLite, MySql.
Alcuni di questi sono software proprietari, mentre altri fanno parte della categoria open source: questi ultimi, fra quelli citati, sono MySql, PostgreSQL ed SQLite.
Ovviamente ogni software ha le sue caratteristiche, e la grande diffusione dei DB relazionali portò l'inventore del modello a definire, nel 1985, una serie di regole ("le 12 regole" di Codd, che potete leggere qui in taliano: http://it.wikipedia.org/wiki/12_regole_di_Codd con le quali un DBMS dovrebbe attenersi per potersi considerare Relazionale.
Dopo questa breve introduzione, iniziamo a esplorare più da vicino come è strutturato il programma, le sue funzionalità e cosa contiene in questo misterioso file dall'estensione .MDB.
Access è un programma che serve a costruire database personalizzati, e la sua struttura è ottima anche per piccole e medie aziende, consente di gestire molti dati di natura diversa ordinatamente, per cui abbiamo un contenitore di Tabelle, uno per le Query, uno per le Maschere, uno per i Report, uno per le Macro, uno per i Moduli, quindi nella costruzione del Database non dobbiamo andare alla ricerca di oggetti custoditi chissà dove.
La prima cosa da preparare nella costruzione del Database sono le Tabelle, che sono gli elementi essenziali di un database. Esse ci serviranno, dopo aver inserito i dati, per la sola lettura, altre potranno servire per contenere dati elaborati di continuo e quindi soggette a continue variazioni.
Successivamente si preparano le maschere, che servono per inserire ed elaborare i dati delle tabelle già costruite e che costituiscono l'interfaccia grafica fra l'utilizzatore e la base dei dati. Si possono fare maschere che contengono pulsanti che servono per aprire altre maschere, maschere che possono essere costruite per vedere i risultati delle interrogazioni oppure maschere costruite sulle Query ecc.. Infine la preparazione delle Report che è il risultato cartaceo, delle nostre elaborazioni. Tutto questo lo si può ottenere molto semplicemente grazie alla grande flessibilità di Access che ci permette di operare in due modi: uno usando gli strumenti di autocomposizione che permetto di creare praticamente e con molta facilità, tutti gli oggetti di Access, tabelle, maschere, report, controlli, query, oppure crearli manualmente, senza l'aiuto delle autocomposizioni.
Il programmatore esperto invece, può dedicarsi alla soluzione di problematiche complesse utilizzando i moduli in VBA (VisualBasic for Application) e il linguaggio SQL, rendendo l'applicazione più professione sia sotto il profilo estetico che funzionale.

Affrontare un progetto di un data base richiede la conoscenza di alcune nozioni di base sul concetto di entità e relazione, che è alla base dei database relazionali.
Le entità
Le entità sono gli oggetti principali del data base. Un'entità rappresenta un gruppo omogeneo d'informazioni.
Volendo progettare un data base di componenti elettronici, possiamo ad esempio individuare come entità un integrato, cioè l'oggetto principale.
Ma un integrato è costruito da una o più case costruttrici, è  distribuito da più fornitori, sono di tipo diverso; quindi nascono altre entità, sigla, casa costruttrice e tipo. Partendo dall'esempio dell'integrato, vediamo in cosa consiste un'entità. Per descrivere un integrato abbiamo bisogno di una sigla, di una casa costruttrice, di un tipo, di una tensione, di una corrennte, prezzo, ecc. Tutte queste informazioni che costituiscono l'entità integrato, si chiamano attributi. Anche l'entità fornitore a i suoi attributi: nome, indirizzo, telefono, e-mail, ecc.
Le relazioni
Le entità non sono oggetti a se stanti ma possono essere in relazione tra loro. Ad esempio ogni integrato appartiene ad un tipo ed esistono molti integrati diversi dello stesso tipo. Un integrato è distribuito da più fornitori ed un fornitore può distribuire più integrati. La figura forse chiarisce meglio il concetto entità/relazione.





Modellare e progettare un data base non è sempre semplice, bisogna scegliere bene quale sono le entità, quali gli attributi e quali le relazioni.